欠席する旨のメールを送る際は、どのように書けば良いのかわからなくて困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
私も大学生活の中で教授に連絡する際は、メールの書き方について検索したり、友人に「これで大丈夫かな」と確認したりしていました。
そこで今回は、大学の授業やゼミを欠席する際のメールの書き方について紹介します。
欠席する際は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

大学で欠席連絡が必要なのはどのようなときなのか？

皆さんは、授業を欠席する際は必ず連絡していますか。
通常の授業であれば、無断で欠席するイメージもあるのではないでしょうか。
大学の授業の欠席は必要な場合と、必要でない場合があります。
まずは、必要な場合について紹介します。

連絡が必要なのは、ゼミや研究室、出席が重要視されるような授業です。
テストや授業で発表する場合は、特に連絡が必要であるといえるでしょう。
教授や他の学生に迷惑がかかるのは良くないですよね。
周りの方々のことも考えておくことをおすすめします。

次に、連絡が必要でない場合についてご紹介します。
連絡が必要でないのは、通常の授業です。
多くの方が出席するような授業では、不要と考えても良いでしょう。

ただし、欠席届を提出すると、欠席扱いにならない授業もあります。
欠席する際に連が必要なのか、必要でないのかわからない場合は、事前に確認しておくと良いですよ。
欠席届は、大学指定のものなので学生課などで確認してみましょう。

メールの書き方について

ここまで、欠席の連絡が必要なのか必要でないのかについて紹介しました。
ここからが本題です。
授業やゼミを欠席する際のメールの書き方について紹介します。
メールを書くことになった場合は、参考にしてみたはいかがでしょうか。

メールを書く順番に紹介していきます。
まずは、件名と宛名を書きましょう。
今回は、欠席についてなので、誰がいつ欠席するのかについて書きましょう。

また、件名では誰が教授宛にメールを書いているのかをはっきりわかるようにしなければいけません。
学部、学年、名前、学籍番号などを書いておきましょう。
宛名は、教授の名前のあとに「教授」あるいは「先生」をつけます。
このとき、「様」をつけると敬称を二重で使用しているので「様」は不要です。

次に、簡単な挨拶を入れましょう。
例えば、「お忙しいところ失礼します」や「お世話になっております」などの挨拶などが挙げられます。
時間帯によっては、「夜分遅くに失礼します」のような挨拶を入れておくべきでしょう。
挨拶がある場合とない場合で印象が変わるので気をつけましょう。

次に、欠席する理由を説明しましょう。
加えて、お詫びも必要です。
だらだら書くのではなく簡潔にわかりやすく説明しましょう。

最後に、結びの挨拶と署名を書きます。
「何卒よろしくお願いします」のようなフレーズを最後に入れておきましょう。
署名を書くときは、学部と学科、学年、学籍番号、名前を書きましょう。
教授が抱えている生徒数はとても多いです。
教授が確認しやすいように名前以外にも書いておくと良いです。
また、メールアドレスを書いておくこともおすすめします。

授業によっては、どういう内容を書くのか指定があります。
件名に名前や学籍番号を書くだけではなく、学校名やクラスを書いておくように指定する教授もいらっしゃいます。
教授の指示をしっかり読んで、指示に従ってメールを書いていきましょう。

まとめ

今回は、大学の授業やゼミを欠席する際のメールの書き方についてご紹介しました。
メールを書くときのイメージはできたでしょうか。
メールを送る際は、上記の内容を踏まえた上で書きましょう。
メールを教授に送るときは、教授に失礼のないようにすることを心がけておきましょうね。